Hallituksen kokous 1/2013

HALLITUKSEN KOKOUS  11.1.2013 klo 1800                                                            Pöytäkirja 1/2013

Paikka:               abc-Espoo Nihtisilta

Läsnä:                Eppu, Susa, Mika, Julia, Juha, Kari, Make, Klaus, Kaj

Kokouksen avaus ja työjärjestys hyväksyminen

1. Järjestäytyminen / hallituksen henkilövalinnat

- varapuheenjohtaja / Markku Janhonen

- sihteeri / Susanne Blomqvist

- rahastonhoitaja / Susanne Blomqvist

- pöytäkirjantarkastajat / Mika Aronen ja Markku Janhonen

- edustaja Suomen luontomatkailuliitto / Markku Janhonen

- edustaja "löydä Nuuksio" työryhmä (onko aktiivinen vielä?) / Markku Janhonen ja Mika Aronen Löydä Nuuksio-työryhmän seuraava kokous on 15.1.2013, joka päättää työryhmän työskentelyn.

Hallitus päätti, että koska syyskokouksessa edustukset em. yhdistyksiin jäi päättämättä, hallitus ehdottaa, että entiset edustajat jatkavat ja kevätkokouksessa 2013 vahvistetaan päätökset.

Kirjanpidonhoitaja / Heikki Harjunmaa on lupautunut edelleen hoitamaan Sulo ry:n kirjanpidon ja tilinpäätöksen vuodelta 2012.

Nimenkirjoitusoikeuksien muuttaminen prh:lle / Pj hoitaa nimenkirjoitusoikeuksien muutokset PRH:lle (nimenkirjoitusoikeudet pj:lle, varapj:lle ja sihteerille)

Tilinkäyttöoikeus / Hallitus myöntää Sulo ry:n tilinkäyttöoikeudet yhdistyksen puheenjohtajalle Stefan Blomqvistille (XXXXXXXXXXX) ja rahastonhoitajalle Susanne Blomqvistille (XXXXXXXXXXX)

Edellisen kokouksen pöytäkirja? Edellisen hallituksen kokouksen pöytäkirja on Sanna Hännisellä, pj pyytää pöytäkirjan.

2. Jäsenasiat

Yhteisöjäsenien jäsenyyshalukkuuden tarkistaminen

- Eerikkilä / jatkaa yhteisöjäsenenä, yhteyshenkilö Asko Mustonen

- Kiljava (Siikaranta) / Siikaranta-opisto ei jatka yhteisöjäsenenä opiston lakkauttamisen vuoksi. Asiaan palataan myöhempänä ajankohtana Kiljava-opiston kanssa ja tiedustellaan heidän halukkuuttaan mahdolliseen jäsenyyteen.

- Solvalla / jatkaa yhteisöjäsenenä, yhteyshenkilönä Cindy Åkerlund

- Kanneljärvi / jatkaa yhteisöjäsenenä, yhteyshenkilönä Pasi Kukkonen

- Heikki Harjunmaan eropyynnön käsittely / Heikki Harjunmaa on anonut eroa Sulo ry:stä, hallitus hyväksyi Heikki Harjunmaan eropyynnön

Muita mahdollisia yhteisöjä, joiden halukkuutta yhteisöjäsenyyteen voidaan tiedustella; Helmi, Laurea

- Kotisivujen jäsenhakulomakkeen sekä ota yhteyttä linkin uudelleen muokkaus. Jäsenhakulomaketta päivitetään ja muokataan yhdistyksen tarpeita vastaavaksi ja niin, että paperinen / word-muotoinen hakemus ja kotisivujen kautta lähetetty hakemus vastaavat toisiaan.

Hallitus valitsi Julia Loukian yhdistyksen jäsenvastaavaksi. Toimenkuvaan kuuluu jäsenrekisterin ylläpito ja ajantasalla pito, jäsenhakemukset ja jäsenkortit.

3. Tarkennetun toimintasuunnitelman laatiminen vuodelle 2013

- Kevätkokouksen aika ja paikka (helmi-huhtikuu) ? (toimintakertomus ja tilinpäätös vuodelta 2012)

  Puheenjohtaja tekee ehdotuksen kevätkokouksen ajasta ja paikasta.

- Syyskokousaika? (syys-marraskuu) / Palataan myöhemmissä kokouksissa

- Opastapaaminen? / Markku Marila vuoden 2013 vastaava, pj on yhteydessä Markkuun

- Olisiko jäsenistölle tarjolla jotakin muuta yhteistä kokoontumisen syytä?

- Ea-kurssipäivityksen tarpeen kartoitus ja ajankohdat? / Ea-kurssin päivitystarve ilmeni viime syyskokouksessa,     pj on ollut yhteydessä Veijo Vasamaan ja hoitaa asiaa eteenpäin

- Kto-kurssi päivitystarpeen kartoitus ja jos on, miten hoidetaan? / käsitellään seuraavassa kokouksesa

- Melontaohjaajakurssitarpeita? Tälle jatkokurssin haarukointia vuodelle 2014? / käsitellään seuraavassa kokouksessa

- Jäsenet voisivat halutessaan retkelle lähtiessään ilmoitella kalenterissa menostaan jos mukaan saa tulla? / käsitellään seuraavassa kokouksessa

- Tulisiko yhdistyksen tarjota jäsenilleen "kimpparetkiä" ylipäätään? / yritetään aktivoida jäsenistöä tekemään yhteisiä retkiä, joko oma-aloitteisesti tai hallituksen aloitteesta

- Eerikin vappusafarin jatko?

- Tornien taisto?

4. Varaustulipaikan avaimet ja missä pidetään, miten jaetaan? 

Tällä hetkellä pj:lla on 8 avainta, Markku Janhosella 1 ja Hotelli Siikarannalla 2-3 avainta (määrä tarkistetaan).

Hallitus päätti, että avaimet numeroidaan, jotta tiedetään mikä avain on missäkin. Kaikki avaimet haetaan Siikarannasta, varauskalenteri on Sulon kotisivuilla, kaikki varaukset tehdään pj:n kautta.

5. Tulisiko hallituksen pöytäkirjat olla julkisia jäsenistölle? jos kyllä niin miten?

Hallitus oli sitä mieltä, että jotta toiminta olisi mahdollisimman avointa ja julkista, pöytäkirjojen tulisi olla jäsenten luettavissa. Muotoa ja työkaluja mietitään vielä.

6. Hallituksen kokousaikataulu, kuinka useasti? Toimisiko skype jos asioita ei ole runsaasti?

Päätettiin, että hallitus kokoontuu kuukausittain. Jos asioita on vähän, kokeillaan sähköistä kokoontumista esim. Skypen avulla.

7. Sulo kalenteri, kenelle/ keille access kalenterihallintaan?

Hallitus päätti, että pj hoitaa kalenterin ylläpidon.

8. Olisiko syytä harkita yhdistyksenä jäsenyyttä esim. Suomen Yrittäjissä?

Asian käsittely siirretään seuraavaan kokoukseen. Selvitetään myös Suomen Pienyrittäjät ry, olisiko jäsenyys mahdollinen, mitä yhteisöjäsenyys maksaisi ja löytyisikö yhteisiä intressejä heidän kanssaan.

9. Sulon Facebook -sivut on suljettu ryhmä, periaate päätös siitä kuka saa hyväksyä ryhmään jäseniä. Mitä tehdään ryhmässä oleville jos eivät ole Sulo ry:n jäseniä?

Hallitus päätti, että yhdistykseen kuulumattomat poistetaan ryhmästä. Jatkossa Facebook-sivujen ylläpito-oikeus on puheenjohtajalla ja jäsenvastaavalla. Jäsenhakemukseen lisätään kohta "Haluatko liittyä Sulo ry:n suljettuun fb-ryhmään?" tai jäsenvastaava voi kutsua uudet yhdistyksen jäsenet ryhmään.

Päivitetään myös Sulon julkinen fb-sivu ja katsotaan miten niitä voidaan jatkossa hyödyntää.

10. Puolen päivän seminaari missä MMM ja YM sekä vakuutusyhtiön edustajat paikalla? Aiheena yrittämisen näkökulma valtion mailla/ maksut sekä missä mennään vakuutusasioissa tänä päivänä, kuka vastaa ja milloin sekä linjaus jokamiehenoikeuksiin.

Ehdotus seminaarista sai kannatusta. Selvitetään, ketkä voisivat olla mukana ja ajankohta tapahtumalle.

11. Yhtenäisen alv-kannan käyttö?

Julia on pyytänyt verotoimistosta ohjauspyynnön käytettävistä alv-kannoista ja miten niitä meidän alallamme sovelletaan. Tähän palataan seuraavassa hallituksen kokouksessa, jos Julia ehtii saada verotoimiston päätöksen siihen mennessä.

12. Muut esille tulleet asiat?

La 2.2.klo 10-15 Stadikalla on lumiturvallisuusluento, osallistuminen maksaa 50,-. Juha laittaa tapahtumasta linkin facebook-sivuille.